Besprechungen auf den Punkt bringen

Ziele und Nutzen

Dass Besprechungen oft zeitraubend, überflüssig, ergebnislos sind, ist Allgemeingut, und viele wünschen sich: weg damit! Aber stellen Sie sich vor: ab sofort gäbe es tatsächlich keine Besprechungen mehr in Ihrem Unternehmen. Informationen werden nur noch schriftlich oder im Einzelgespräch übermittelt, keine Gelegenheit mehr zur direkten Nachfrage und Vertiefung. Es gibt keine Absprachen mehr zwischen Bereichen mehr, nur noch Zweier-Kungeleien zwischen den Bereichsleitern. Es gibt überhaupt keine Öffentlichkeit mehr, keine gut abgestimmte Konfliktlösung, keine fair ausgehandelten Kompromisse - würden Sie da gern arbeiten wollen?

Also: Besprechungen sind unverzichtbar, es gibt meist eher zu wenig Information und Ab­stimmung als zu viel davon. Aber auf das Wie kommt es an!

Das Unbehagen über furchtbare statt fruchtbarer Besprechungen nimmt zu - was tun? Wissen und Können ist als Basis nötig, aber es muss noch mehr hinzukommen: Was helfen die besten individuellen Fähigkeiten und Vorsätze, wenn das Umfeld nicht mitspielt? Die „Besprechungs-Kultur“ kann und muss gestaltet, durchgesetzt und gepflegt werden: Spiel­regeln, Qualitätssicherung, Verantwortliche, Konsequenzen. Das löst eine weitere Problem­ur­sache gleich mit: In Besprechungen geht es doch oft gar nicht um Lösungen und Ergeb­nis­se (auch wenn die Beteiligten so tun), sondern um Selbstdarstellung und Machtdemonstra­tion. Das kann durch klare Regeln, durch eine verbindliche Besprechungs-Kultur einge­dämmt wer­den - aber jemand muss es tun, Besprechungs-Kultur entsteht nicht von alleine.

Wenn die Hausaufgaben bewältigt sind, ist Platz für Meisterschaft: Neue, innovative Bespre­chungsmethoden erzielen außerordentlich fruchtbare Ergebnisse mit breiter, intensiver Beteiligung aller Teilnehmer, gerade durch den Verzicht auf Diskussion und Mei­nungs­streit! Ergebnisse ohne Diskussionen - für Anfänger unvorstellbar, überraschend ein­fach für den, der es weiß und kann: für den „Moderator“.

Inhalt

Bausteine: So verbessern Sie Besprechungen nachhaltig

Baustein 1: Wie Sie fruchtbare Besprechungen leiten

Training für alle, die Besprechungen leiten.

Was man mit Besprechungen erreichen kann, was nicht. Welche Besprechungen vermeidbar, welche sinnvoll sind. Die richtigen Themen, der richtige Zeitpunkt, die richtigen Teilnehmer.

Besprechungen vorbereiten: Themenfindung und Tagesordnung, realistische Ziele, Ter¬min-abstimmung, Einladungen und Anmeldung, Umgang mit Absagen und Konflikten im Vorfeld.

Ablauf und Dramaturgie: gute Einstiege und Schlüsse, die richtige Reihenfolge der Themen (und warum der beliebte Tagesordnungs-Punkt „Verschiedenes/Sonstiges“ ein großer Fehler ist), optimale Abläufe zur Bearbeitung der einzelnen Tagesordnungspunkte, wann das Thema ausreichend behandelt ist und wie Sie es beenden, Dauer der Besprechung (kürzer! verbindlicher Endtermin!) und der einzelnen Abschnitte, Unterlagen und technische Hilfsmittel.

Anwesenheit sichern: wie Sie mit Verspätungen und vorzeitigem Verschwinden umgehen.

Wie Sie die Teilnehmer aktivieren und einbinden und Störungen bewältigen.

Welche Konflikte Sie vermeiden, und aus welchen Sie das Beste machen.

Wie Sie konkrete, realisierbare Ergebnisse und Vereinbarungen erreichen - und warum es manchmal besser ist, Ergebnisse unfertig zu lassen.

Warum Sie auf keinen Fall in Besprechungen wichtige Entscheidungen fällen!

Nachbereitung: Wie Sie die Ergebnisse festhalten, wirksam verbreiten und die Umsetzung sichern.

Baustein 2: Besprechungs-Kultur gestalten: Wie Sie Qualitätsstandards und Spielregeln entwickeln, sie konsequent durchsetzen und Besprechungen nachhaltig verbessern

Beratung, Training und Coaching für Entscheider:

Das „Veränderungs-Projekt“ aufsetzen, steuern und begleiten: Interesse und Veränderungsbereitschaft schaffen. Schlüsselpersonen identifizieren und gewinnen. Arbeitsschritte anpassen, konkretisieren und terminieren. Veränderungen sichtbar machen und auswerten.

Entscheider trainieren: Die Spreu vom Weizen trennen - welche Besprechungen mit welchen Themen und Teilnehmern in unserem Unternehmen sinnvoll und nötig sind, und welche nicht. Welche Regeln für gute Besprechungen gelten, wie wir die für uns wichtigsten (das unverzichtbare Minimum) auswählen und passend formulieren. Wie wir die Beteiligten dabei einbinden und ihre Zustimmung gewinnen. Wie wir die Regeln einführen, ihre Anwendung sichern und kontrollieren. Wie wir die Erfolge sichtbar machen und kommunizieren. Wie wir mit Regelverstößen umgehen. Wie wir die Leiter und Teilnehmer von Besprechungen coachen.

Entscheider bei der Umsetzung begleiten: „Muster-Besprechungen“ entwickeln, Anwendungssicherheit auf hohem Niveau stabilisieren, Coaching der Besprechungsleiter und Teilnehmer durch die Entscheider.

Auswertung und Kommunikation der Ergebnisse. Qualitätssicherung, regelmäßiges Nachsehen organisieren. „Besprechungs-Helfer“, Moderatoren aufbauen.

Baustein 3: Mit Moderationsmethoden die Kraft von Teams wecken und steigern

Training und Coaching für Moderatoren:

• Grundlagen der Moderationsmethode: „Besprechungen ohne Diskussionen“.
• Der einfachste, regelmäßige Anwendungsfall: die moderierte Abteilungsbesprechung.
• Weitere, besondere Anwendungen: Team- und Zielkonferenzen, Problem- und Konfliktlösung in moderierten Workshops.
• Die „Open Space“-Technik und das „World Café“: Die Steuerung selbstgesteuerten Arbeitens, Möglichkeiten und Grenzen.
• Dramaturgien für große Veranstaltungen.
• Die Rolle der Moderatoren im Unternehmen: Chancen und Fallgruben, Verhaltensregeln.

Zum Vorgehen und zur Auswahl der Bausteine

Der Ansatz an der Besprechungs-Kultur (Baustein 2) ist am effektivsten, wenn Sie Bespre¬chungen in Ihrem Unternehmen nachhaltig und auf breiter Basis verbessern wollen. Weil Sie so nicht nur individuelle Einstellungen und Fähigkeiten, sondern den Umgang mit Besprechungen insgesamt verändern.

Das Training (Baustein 1) kann aber doch hier und da sinnvoll und nötig sein, insbesondere für die Grundausstattung von Führungsnachwuchskräften.

Wer die Kraft der Moderationsmethoden (Baustein 3) einmal kennen gelernt hat, wird sie nicht mehr missen wollen. Auch hier ist es sinnvoll Multiplikatoren auszubilden und sie dann als Spezialisten („Moderatoren“) und Coaches weiter wirken zu lassen.